Käytä kieltä, jonka kohderyhmä ymmärtää
Sisältöjä tehdessä on hyvä pitää kohderyhmä tiukasti mielessä viestin muotoilussa, sillä ammattikieli ei aukea alan ulkopuoliselle. Käsitteet kannattaa selittää auki tai käyttää yleiskieltä, esimerkiksi ”leimikko” on jo merkitykseltään vieras sana suurelle yleisölle.
Valitse tyyli tilanteen mukaan
Viestintätilanteissa myös valitulla tyylillä on merkittävä vaikutus. Joskus keveämpi, huumoria sisältävä tyyli voi voittaa kuulijoiden tai lukijoiden sydämet, joskus taas kohderyhmä voi kaivata tiivistä asiatietoa.
Tiivistä ja kiteytä
Tiivistäminen ja kiteyttäminen ei ole aina helppoa, mutta se auttaa vastaanottajaa ymmärtämään viestisi, kun olet etukäteen nähnyt vaivaa ja karsinut suuresta tietomäärästä tärkeimmän esiin. Saat viestisi paremmin perille, kun teet töitä sen kiteyttämisessä, vaikka voisi olla helpompaa antaa ajatuksen vain virrata.
Valmistaudu
Hyvä valmistautuminen auttaa kaikkiin viestintätilanteisiin. Voit valmistautua miettimällä, minkälaisia kysymyksiä kohderyhmällä on aiheesta, minkälaista tietoa he saattaisivat tarvita tai minkälaisista asioista juuri he ovat kiinnostuneita. Kirjaa itsellesi kysymyksiä, mitkä itseäsi kiinnostaisivat ja myös sellaisia, mihin voi olla vaikea vastata. Kun mietit kaikkein vaikeimpaan kysymykseen vastauksen, tiedät pystyväsi vastaamaan muihinkin.
Harjoittele ja treenaa
Viestinnässäkin kehittyy tekemällä. Testaa tekstisi kaverilla, harjoittele puheenvuoroasi etukäteen vaikka kuvaamalla se kännykällä, pyydä palautetta somepostauksistasi tutuilta ja pidä yllä tekemisen meininki.
Arvioi omaa toimintaa
Mitä jos tulet toistuvasti väärinymmärretyksi keskustelutilanteessa? Varsinkin somekeskusteluissa väärinymmärretyksi tuleminen on huomattavasti helpompaa kuin kasvokkain käydyssä keskustelussa. Se on äärimmäisen turhauttavaa, ja tunteiden jäähdyttyä voi olla paikallaan purkaa itsekseen tai kollegan kanssa, mikä aiheutti tilanteen tulehtumisen. Jos tulet toistuvasti väärinymmärretyksi, on paikallaan myös miettiä vaihtoehtoa, että omassa keskustelutyylissä voisi olla kehittämisen varaa.
Harjoitus
Alla kriittisiä kommentteja, joita saatat kohdata vuorovaikutustilanteissa. Mieti ensin hetki, mitä itse vastaisit. Klikkaa vasta sen jälkeen esille esimerkkejä aseistariisuvista vastauksista. Vastaus riippuu aina tilanteesta, mutta esimerkeistä voit ottaa mallia sopivasta tyylistä.
Metsäteollisuus tuhoaa luonnon monimuotoisuuden.
“Ymmärrän, että aihe aiheuttaa huolta, mutta metsäteollisuuden tavoitteena on hoitaa metsät hyvin ja huolehtia metsäluonnon monimuotoisuudesta.”
Viestin sävy on tunnelatautunut. Tästä syystä voi miettiä, onko keskustelun aloittaminen ylipäätään rakentavaa vai onko aloittaja huolissaan tilanteesta siten, että siitä voisi muodostua rakentava keskustelu. Anna konkreettinen esimerkki, mitä tiedät metsäalalla tehtävän luonnon monimuotoisuuden hyväksi.
Te hakkasitte metsän meidän mökkimme ympäriltä!
”Tuntuu varmasti todella ikävälle todeta, että tuttu metsä mökin ympäriltä on kadonnut.”
Kerro esimerkiksi, että tässä asiassa ratkaisun on tehnyt metsänomistaja.
Metsäyhtiöitä ei kiinnosta muu kuin raha.
”On totta, että yritysten tavoitteena on tuottaa voittoa tai muuta hyötyä osakkeenomistajilleen. Voiton tavoittelun lisäksi meillä on myös muita arvoja, jotka ohjaavat liiketoimintaamme.”
Kerro organisaatiosi toimintaa ohjaavista arvoista.
Avohakkuut eivät kuulu metsänhoitoon.
”Metsänomistajalla on useita vaihtoehtoja hoitaa metsäänsä, ja avohakkuu on yksi käytetty menetelmä.”
Kerro, mikä rooli avohakkuilla on oman organisaatiosi toiminnassa ja mikä on niiden osuus kaikista metsänhoidollista toimista.
