Kun perusparannuksen tarve on tunnistettu, on toimielimen aika valmistella asia esille otettavaksi tiekunnan kokouksessa. Tämä edellyttää usein ennen sitä keskusteluja tieosakkaiden keskuudessa ja kokouksia toimielimen kesken, joka valmistelee asian yleisen kokouksen päätettäväksi. Tien perusparannus on tiekunnan ja tieosakkaiden näkökulmasta niin merkittävä, että siitä on tehtävä päätös tiekunnan yleisessä kokouksessa.
Ennen tiekunnan kokousta kannattaa tiekunnan tehdä tien kuntokartoitus itse tai teettää se asiaan perehtyneellä palveluntarjoajalla esimerkiksi tieisännöitsijällä. Kuntokartoituksessa tiestä kerätään kuntotietoa sen rakenneosista, jonka perusteella voidaan arvioida perusparannustarvetta ja alustavia kustannuksia tiekunnan kokoukseen päätöksenteon tueksi.
Kuntokartoitus sisältää tien visuaalisen kuntoinventoinnin sekä tietojen dokumentoinnin. Kuntokartoitus voidaan tehdä meno-paluu periaatteella, jossa yhteen suuntaan kulkiessa havainnoidaan tien yleisilmettä ja otetaan valokuvia ja toiseen suuntaan kulkiessa rekisteröidään tiedot. Metsäteiden kohdalla perusparannustarpeen määrittämisessä on syytä painottaa tien kantavuutta ja käytettävyyttä metsätalouden kuljetusten näkökulmasta. Arvioinnista tulee laatia tiekohtainen raportti tai tiivistelmä tielle tehtävistä toimenpiteistä sekä alustava arvio aiheutuvista kustannuksista, jota toimielin voi esitellä tieosakkaille tiekunnan kokouksessa. Huolellisesti laadittu kuntokartoitus toimii hyvänä lähtötietona/aineistona varsinaisen suunnitelman laatimiselle!
Ohjeita kuntokartoituksen tekemiseen:
- Metsätehon ohje: Metsäteiden kuntoinventoinnin ja kuntotiedon hyödyntämisen toimintamalli – Metsäteho
- Metsähoidonsuositukset: Metsäteiden kuntotarkastukset – Kuvaus | Metsänhoidon suositukset
Kuntokartoituksessa arvioidaan tien rakenneosia ja ominaisuuksia. Pintakunnon osalta arvioidaan urautumista, kuoppaisuutta, reunapalteita, kiviä sekä sivukaltevuuksia.
Rakenteellisia puutteita teissä:
- Kantavuuspuutteet, kelirikkoalttiit kohdat ja pehmeiköt
- Kuivatustila, sivu- ja laskuojien ja rumpujen kunto
- Päällysrakennekerrosten paksuus ja laatu
- Haittaavat runkokivet
- Puutteet tien geometriassa, näkemissä, liittymissä, kohtaamis- ja kääntöpaikoissa
- Puuston ja ym. kasvillisuuden poistotarve
- Siltojen kunto (Huom! Silloille suositellaan tehtäväksi erillinen yleistarkastus)
Perusparantamishankkeen käynnistäminen edellyttää tiekunnan yleisen kokouksen päätöksen. Toimielin valmistelee tiekunnan kokouksen huolellisesti hyödyntäen ennakkovalmistelussa ja kuntokartoituksessa saatuja tietoja. Tiekunta tekee päätöksen tiekunnan kokouksessa hankkeeseen ryhtymisestä, mikäli enemmistö kannattaa tätä. Pöytäkirjaan kuvataan selkeästi päätös ja sen sisältö!
Metka-rahoitteisissa metsäteiden rakentamis- ja perusparantamishankkeissa tiekunta valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta asiamiehen, joka edustaa tiekunnan osakkaita hankkeen aikana. Asiamies kirjoittaa tiehankkeeseen liittyviä asiakirjoja osakkaiden valtuuttamana eli rooli on paljolti hallinnollinen. Asiamies voi myös valvoa suunnittelu- ja toteutustöitä, mikäli hänellä on siihen riittävä osaaminen. Jos asiamiehellä ei ole riittävää osaamista suunnittelu- ja toteutustyön valvojaksi kannattaa tiekunnan palkata siihen erikseen pätevä henkilö.
Metsätien suunnittelun ja rakentamisen osalta pätevä valvoja ajaa ja valvoo tiekunnan ja tieosakkaiden etuja hankkeen aikana. Valvojan tehtäviä metsätien perusparannushankkeessa ovat muun muassa: tarkastaa ja hyväksyä toteuttamissuunnitelmat ja muut asiakirjat, valvoa hankkeen toteutuvan suunnitelman mukaisesti ja aikataulussa, tarkastaa ja hyväksyä toteutuksen eri työvaiheet, työmäärät, materiaalit ja kustannukset, laatia katselmuksista muistio tai pöytäkirja sekä raportoida tiekunnalle hankkeen etenemisestä.
Alla molempien kuvien metsäteissä kuivatusojat ovat puutteelliset:
