Ajanhallinta on yksi tärkeimmistä taidoista niin töiden kuin muunkin elämäsi hallinnan kannalta. Hyvällä ajanhallinnan taidolla edistät omaa hyvinvointiasi; olet ”oman elämäsi herra”. Ajanhallinta on taito, jota voi harjoitella.
Sujuva työskenteleminen niin opiskellessa kuin työelämässäkin vaatii
- tärkeimpien tehtävien tunnistamista
- tehtävien suunnittelua ja priorisointia
- niihin riittävästi varatun ajan järjestämistä.
Kaikilla on sama määrä tunteja vuorokaudessa, mutta ajanhallintakykyään voi kehittää. Sujuva työskentely vähentää hukattua aikaa ja parhaimmillaan tehostaa työskentelytapojasi. Hallitsemalla ajankäyttöäsi johdat myös itseäsi ja onnistut priorisoimaan tehtäväsi tärkeysjärjestyksessä. Ajankäytönhallinnan tavoitteena on saada tehtyä tavoitteen saavuttamisen kannalta oleellisia asioita sekä varata aikaa rauhoittumiselle.
Jos et ole varma, mihin aikasi kuluu, tee lista päiväsi tapahtumista ja tutki, miten ajankäyttöäsi voisi tehostaa. Erilaisia ajankäytönhallintamenetelmiä on paljon. Jos haluaa kehittää ajanhallintakykyä, kannattaa kokeilla erilaisia tekniikoita ja valita sopivammat. Kysy vinkkejä kollegoilta, kavereilta tai hae internetistä. Käytännönläheisiä tekniikoita ovat esimerkiksi ”Pomodoro” ja ”Bullet Journal”.
Tehokas tietotyö
Esimerkiksi ns. toimistotyössä tulee usein tilanteita, jolloin tarvitsee etsiä tietoa eri tiedostoista tai haluaa toisen ihmisen kommentit dokumentista, ennen kuin voi itse jatkaa työtä. Aivotyössä hävikkiä eli ajan, resurssien ja aivokapasiteetin tuhlausta syntyy hukkatyöstä, eli sellaisesta työstä, josta ei jää mitään konkreettista. Yleisesti hävikkiä syntyy, kun etsitään kadonnutta viestiä tai tiedostoja, tai muistellaan, mitä jostain asiasta on sovittu. Tiedon turha etsiminen aiheuttaa hävikin lisäksi verrattain paljon keskeytyksiä työhön, kun metsästät tietoa työkavereilta tai omasta muististasi. Hukkatyö myös köyhdyttää intoa ja kekseliäisyyttä.
Tehokkaita tietotyötapoja:
- Tiedon tallentaminen: Hukkatyön vähentäminen onnistuu sillä, että pyrkii tekemään kerralla hyvää jälkeä. Suunnitelmallisuus ja sujuva työ jouduttavat työskentelyä. Nimeä esimerkiksi tiedostot päivämäärän ja aiheen mukaan, ja kansioi ne selkeästi, jolloin löydät ne uudestaan nopeasti. Tallenna tiedot yhteisesti sovitulla tavalla, niin että muutkin voivat löytää tiedon.
- Järkevä ajankäyttö: Työssä tulee usein tilanteita, jolloin tarvitset toisen henkilön työpanoksen, ennen kuin voit jatkaa omaa työtäsi. Kiireen tuntua luo, kun useita töitä jää avoimeksi odottamaan. Hallitse ja suunnittele tällöin työsi tarkasti. Mieti myös, tarvitseeko joku toinen sinulta jotakin, jotta voi edistää omaa työtään.
- Valitse parhaat kommunikointitavat: Sähköpostitulva on monelle arkipäivää, joten ajattele vastaanottajaa, kun kirjoitat viestiä. Kunnioita myös vastaanottajan aikaa ja vapaa-aikaa, ja valitse oikea viestintätapa tilanteen mukaan. Usein puhelu on nopeampi tapa selvittää monimutkaisia asioita.
- Suunnittele etukäteen: Tietotulvaan ja omaan keskittymiseesi voit vaikuttaa myös esimerkiksi valitsemalla päivästä ajan, jolloin et lue sähköpostia ollenkaan. Tämän hetken käytät jonkin muun kokonaisuuden häiriöttömään toteuttamiseen. Jos mahdollista, varaa silloin kalenterista aika ja sulje sähköposti ja puhelin, jotta voit keskittyä rauhassa. Pidä myös kalenterisi ajan tasalla, jolloin työkaverisi huomaavat, kun olet varattu tai haluat erityisesti keskittyä vaativaan tehtävään. Kaikki ei ole heti mahdollista jokaisessa työpaikassa, mutta voit yrittää keskustella uusista työtavoista, jos ne selkeästi hyödyttävät sinua.