Tarvittava viestintäosaaminen riippuu paljon tilanteesta tai työtehtävästä. On hyvä tunnistaa itselleen sopiva viestintätyyli. Luonnollisesti pitää aina olla kohtelias ja asiallinen. On myös tärkeä tunnistaa yritysten erilainen viestintäkulttuuri ja -tavat ja omaksua ne, oli sitten lyhyessä tai pitkässä työsuhteessa. Huomioi, että voit vaikuttaa myös itse yrityksesi viestintätapoihin sekä omilla hyvillä taidoillasi että tuomalla huonot käytänteet esille tilanteen sallimalla tavalla. Tunnistamalla organisaation viralliset viestintätavat, voit löytää mahdollisuuden viestiä omalla tyylilläsi kuitenkin organisaation yleistä linjaa noudattaen.
Kun kehität viestintätaitojasi, mieti millainen viestintätilanne on, lähetätkö viestiä vai puhutko puhelimessa, ja miten hyvin tunnet vastapuolen. Erityisesti uuden ihmisen kanssa kannattaa aloittaa kohteliaasti riippumatta siitä, millä tavoin viestii. Aloita aina tervehtimällä ja esittelemällä itsesi. Tämän jälkeen on hyvä tuoda esille oma asiansa lyhyesti ja selkeästi tai kysyä kysymys. Teitittely ei usein ole tarpeen, mutta jos se tuntuu sinulle luontevalta, opettele teitittelemään sujuvasti ja oikein. Tarkista puhelun ja viestin päätteeksi, että yhteystietosi ovat varmasti saatavilla. Seuraavalla kerralla viestiessäsi saman henkilön kanssa voit usein olla rennompi. Mukauta viestintätyylisiä vastapuolen mukaan.

”Hei, täällä on Heidi Hämäläinen. Soitan sen takia, että huomasin teillä avoimena olevan harjoittelupaikan, ja olisin kiinnostunut siitä. Onko sinulla hetki aikaa keskustella kanssani, ja vastata muutamaan kysymykseen?”
- Ei – Kysy voitko soittaa myöhemmin uudestaan, esimerkiksi samana päivänä tai jonakin toisena päivänä. Kuuntele rauhassa, mitä toinen sanoo, ja mukaudu keskusteluun. Ilmoita lopuksi soittavasi sovittuna ajankohtana, ja hyvästele ystävällisesti.
- Kyllä – Kuuntele rauhassa, mitä muuta toinen sanoo, ja mukaudu keskusteluun.
Jatka puhelua kertomalla itsestäsi tarpeellisia tietoja. Pidä esimerkiksi hissipuhe (harjoitus 3), jos se sopii tilanteeseen. Kuuntele, mitä toinen sanoo ja jatka sen mukaisesti.
Jatka puhelua osoittamalla mielenkiintosi paikkaa kohtaan, esimerkiksi kysymällä tarkennuksia harjoittelusta. Muista aina kuunnella vastaus rauhassa ja kommentoi tai kysy tarpeen mukaan tarkennuksia.
”Mitä toivotte, että onnistuisin tekemään tämän harjoittelun aikana?”
”Minkälaisia ominaisuuksia tarvitsen erityisesti menestyäkseni tässä tehtävässä?”
(Voit kysyä myös muita asioita, mutta puhelusta ei pidä turhaan tehdä kovin pitkää.)
Kerro jatkosta: ”Paikka kuulostaa kiinnostavalta ja lähetän teille hakemuksen. Tulisin mielelläni kertomaan lisää itsestäni myös haastatteluun.” Kuuntele rauhassa, mitä toinen sanoo.
Kiitä lopuksi saamastasi ajasta ja hyvästele. ”Kiitos ajasta ja vastauksista. Hyvää viikon jatkoa, hei hei.”