Kokoukset

Erilaisia tapaamisia, neuvotteluita ja kokouksia on laidasta laitaan. On hyvä tunnistaa, millä tavoin missäkin tapaamisessa käyttäydytään ja mitä keneltäkin vaaditaan. Tiimipalaverit omien lähikollegoiden kesken voivat olla rennompia palavereita, joissa käydään läpi esimerkiksi edellisen viikon tuloksia, työnjakoa, tulevia suunnitelmia tai tietyn projektin etenemistä ilman erityistä valmistautumista ja etukäteen päätettyä etenemisjärjestystä.

Toisessa laidassa ovat viralliset kokoukset, joihin lähetetään etukäteen asialista, valitaan puheenjohtaja, ja joissa esimerkiksi pyydetään puheenvuoroa puhumiseen. Tällaisissa kokouksissa valitaan tyypillisesti sihteeri, esimerkiksi kokouksen järjestäjä, joka tekee pöytäkirjan asialistan ja keskusteltujen asioiden pohjalta. Vapaamuotoisemmissa palavereissa saatetaan tehdä esimerkiksi sovituista asioista pieni muistio, joka lähetetään osallistujille, tai osallistujat tekevät omat muistiinpanot siitä, mitä heidän tulee muistaa.

Hyvään kokouskulttuuriin kuuluu, että osallistujat ovat ajoissa paikalla (tai ilmoittavat ajoissa myöhästymisestään), esittäytyvät kaikille läsnäolijoille tullessaan ja antavat kaikille tasapuolisesti puheenvuoron.

Kun et tiedä, minkä tyylinen tuleva tapaaminen on, yritä selvittää sen luonne etukäteen esimerkiksi esimieheltä, työkavereilta tai kokouksen järjestäjältä. Näin saat varmuutta siitä, tuleeko sinun esimerkiksi olla valmistautunut kertomaan jotakin. Varaudu ensimmäisessä kokouksessa esittelemään itsesi, mitä organisaatiota edustat ja mahdollisesti kertomaan jotain työtehtävistäsi. On hyvä tarkkailla muita, ja mukauttaa oma käytös sen mukaan. Varminta on aina käyttäytyä kohteliaan asiallisesti.

Etäkokous

Usein ennen kokousta pyydetään ilmoittamaan, osallistuuko kokoukseen ollenkaan, paikan päällä vai mahdollisesti järjestettävän etäyhteyden, esimerkiksi puhelimen tai palvelun kautta. Etäyhteyden kautta kokouksiin osallistuminen on lisääntynyt, ja se on monesti kätevä tapa matkustamiseen kuluvan ajan välttämiseksi. Kaikkiin tilanteisiin etäyhteys ei ole paras vaihtoehto: esimerkiksi toisilleen tuntemattomien ihmisten voi olla helpompi tavata ensimmäistä kertaa kasvokkain.

Etäyhteydellä onnistuminen

• Liity keskusteluun ajoissa, esim. noin 5-10 minuuttia ennen alkamista. Tarkista ääni- ja mikrofoniasetukset.
• Jos olet ensimmäisenä paikalla, odota rauhassa muiden liittymistä mukaan.
• Jos et ole ensimmäisenä paikalla, tervehdi reippaasti muita. Samalla selvität, että kaikki ääniasetuksesi ovat kunnossa.
• Huomaa myös, että yleensä varsinkin useamman ihmisen kokouksissa oma mikrofoni pidetään häiriöiden välttämiseksi kiinni silloin, kun ei itse puhuta.
• Kun keskustelet etäyhteyden kautta kokouksessa, pyydä puheenvuoroa esimerkiksi: ”Hei täällä on Heidi, saanko kommentoida äskeiseen.” Joissain sovelluksissa on nappi puheenvuoron pyytämiselle.
• Valmistaudu vastaamaan, jos sinulta kysytään jotain kokouksen aikana.
• Älä katoa linjoilta kertomatta. Isossa kokouksessa voi myös hyödyntää chat-toimintoa. Kokouksen päätteeksi odota, että kokous on varmasti päättynyt ja hyvästele muut, kuten kasvokkain tapaamisissakin tekisit.

Ohjeita kokouksen järjestäjälle

Mieti aina, onko kokouksen järjestäminen kaikkein tehokkain tapa viedä asiaa eteenpäin, vai olisiko paikallaan esimerkiksi tiedoston yhteistyöstäminen etäyhteydellä. Aika on jokaiselle kallisarvoista, ja jos päätät järjestää kokouksen, panosta valmisteluun. Kokouksen järjestäjänä sinulla on mahdollisuus vaikuttaa siihen, millaisen lopputuloksen kokoukseen käytetty yhteinen aika tuottaa.

• Kutsu kokoukseen vain henkilöt, joiden tarvitsee olla paikalla.
• Lähetä ajoissa kutsutuille henkilöille kokouksen aika, paikka, asialista ja mahdollisesti etukäteen tutustuttava materiaali tai selvitettävät kysymykset. Pyydä myös ilmoittamaan osallistumisesta tai esteestä.
• Varmista aluksi, että kaikki tuntevat toisensa (tai mahdollinen esittelykierros).
• Kerro mitä kokouksella tavoitellaan. Varmista kokouksen aikana, että kaikki ovat saaneet tasapuolisesti mielipiteensä esille.
• Varmista kokouksen lopuksi, että kaikki tietävät miten jatketaan ja mitä heidän vastuullaan on (nämä voi esimerkiksi kerrata aivan viimeisenä).
• Pidä huolta, että sovitussa aikataulussa pysytään. Jos näyttää siltä, että kokous venyy yli sovitun, keskustele asiasta muiden kanssa ja sovi miten toimitte (jatkatte yli ajan vai siirrätte jotakin asioita myöhempään kokoukseen tai sovittavaksi muulla tavoin).