Kohti työelämää

Metsätehon opas

  • Etusivu
  • Oppiminen ja osaaminen
    • Miksi ja mitä opiskella
    • Jatkuva oppiminen
    • Oma osaaminen
    • Tunnista taitosi
    • Kehitä itseäsi
    • Tuo kykysi esille
    • Tulevaisuuden taidot
  • Työnhakijana
    • CV eli ansioluettelo
    • Työhakemus
    • Työhaastattelu
    • Työsopimus
    • Minne töihin
  • Työelämätaidot
    • Vuorovaikutus
    • Esiintyminen
    • Viestintä
    • Kokoukset
    • Neuvottelu
    • Itseohjautuvuus
    • Projektinhallinta
    • Motivaatio ja hyvinvointi
    • Ajanhallinta
    • Johtaminen
Olet täällä: Alkuun / Työelämätaidot / Kokoukset
Edellinen - Viestintä
Seuraava - Neuvottelu

Kokoukset

Ryhmäkeskustelu, jossa useita henkilöitä pöydän ympärillä.

Erilaisia tapaamisia, neuvotteluita ja kokouksia on laidasta laitaan. On hyvä tunnistaa, millä tavoin missäkin tapaamisessa käyttäydytään ja mitä keneltäkin vaaditaan. Tiimipalaverit omien lähikollegoiden kesken voivat olla rennompia palavereita, joissa käydään läpi esimerkiksi edellisen viikon tuloksia, työnjakoa, tulevia suunnitelmia tai tietyn projektin etenemistä ilman erityistä valmistautumista ja etukäteen päätettyä etenemisjärjestystä.

Toisessa laidassa ovat viralliset kokoukset, joihin lähetetään etukäteen asialista, valitaan puheenjohtaja, ja joissa esimerkiksi pyydetään puheenvuoroa puhumiseen. Tällaisissa kokouksissa valitaan tyypillisesti sihteeri, esimerkiksi kokouksen järjestäjä, joka tekee pöytäkirjan asialistan ja keskusteltujen asioiden pohjalta. Vapaamuotoisemmissa palavereissa saatetaan tehdä esimerkiksi sovituista asioista pieni muistio, joka lähetetään osallistujille, tai osallistujat tekevät omat muistiinpanot siitä, mitä heidän tulee muistaa.

Hyvään kokouskulttuuriin kuuluu, että osallistujat ovat ajoissa paikalla (tai ilmoittavat ajoissa myöhästymisestään), esittäytyvät kaikille läsnäolijoille tullessaan ja antavat kaikille tasapuolisesti puheenvuoron.

Kun et tiedä, minkä tyylinen tuleva tapaaminen on, yritä selvittää sen luonne etukäteen esimerkiksi esimieheltä, työkavereilta tai kokouksen järjestäjältä. Näin saat varmuutta siitä, tuleeko sinun esimerkiksi olla valmistautunut kertomaan jotakin. Varaudu ensimmäisessä kokouksessa esittelemään itsesi, mitä organisaatiota edustat ja mahdollisesti kertomaan jotain työtehtävistäsi. On hyvä tarkkailla muita, ja mukauttaa oma käytös sen mukaan. Varminta on aina käyttäytyä kohteliaan asiallisesti.

Etäkokous

Usein ennen kokousta pyydetään ilmoittamaan, osallistuuko kokoukseen ollenkaan, paikan päällä vai mahdollisesti järjestettävän etäyhteyden, esimerkiksi puhelimen tai palvelun kautta. Etäyhteyden kautta kokouksiin osallistuminen on lisääntynyt, ja se on monesti kätevä tapa matkustamiseen kuluvan ajan välttämiseksi. Kaikkiin tilanteisiin etäyhteys ei ole paras vaihtoehto: esimerkiksi toisilleen tuntemattomien ihmisten voi olla helpompi tavata ensimmäistä kertaa kasvokkain.

Etäyhteydellä onnistuminen

  • Liity keskusteluun ajoissa, esim. noin 5-10 minuuttia ennen alkamista. Tarkista ääni- ja mikrofoniasetukset.
  • Jos olet ensimmäisenä paikalla, odota rauhassa muiden liittymistä mukaan.
  • Jos et ole ensimmäisenä paikalla, tervehdi reippaasti muita. Samalla selvität, että kaikki ääniasetuksesi ovat kunnossa.
  • Huomaa myös, että yleensä varsinkin useamman ihmisen kokouksissa oma mikrofoni pidetään häiriöiden välttämiseksi kiinni silloin, kun ei itse puhuta.
  • Kun keskustelet etäyhteyden kautta kokouksessa, pyydä puheenvuoroa esimerkiksi: ”Hei täällä on Heidi, saanko kommentoida äskeiseen.” Joissain sovelluksissa on nappi puheenvuoron pyytämiselle.
  • Valmistaudu vastaamaan, jos sinulta kysytään jotain kokouksen aikana.
  • Älä katoa linjoilta kertomatta. Isossa kokouksessa voi myös hyödyntää chat-toimintoa. Kokouksen päätteeksi odota, että kokous on varmasti päättynyt ja hyvästele muut, kuten kasvokkain tapaamisissakin tekisit.
Mies etäpalaverissa tervehtii muita kokoukseen osallistujia kameran välityksellä.
Koska etäkokouksista puuttuu normaali kasvokkainen kontakti, on niissä erityisen tärkeä yrittää pitää vuorovaikutusta yllä kaikilla keksimillään tavoilla. Videota ei aina pysty pitämään päällä heikkojen yhteyksien vuoksi, mutta tällöinkin voi tervehtiä kuvan välityksellä alussa. Myös chat-laatikkoa voi hyödyntää esimerkiksi lyhyisiin välihuomioihin tai kommentointiin varsinkin isoissa kokouksissa

Ohjeita kokouksen järjestäjälle

Mieti aina, onko kokouksen järjestäminen kaikkein tehokkain tapa viedä asiaa eteenpäin, vai olisiko paikallaan esimerkiksi tiedoston yhteistyöstäminen etäyhteydellä. Aika on jokaiselle kallisarvoista, ja jos päätät järjestää kokouksen, panosta valmisteluun. Kokouksen järjestäjänä sinulla on mahdollisuus vaikuttaa siihen, millaisen lopputuloksen kokoukseen käytetty yhteinen aika tuottaa.

  • Kutsu kokoukseen vain henkilöt, joiden tarvitsee olla paikalla.
  • Lähetä ajoissa kutsutuille henkilöille kokouksen aika, paikka, asialista ja mahdollisesti etukäteen tutustuttava materiaali tai selvitettävät kysymykset. Pyydä myös ilmoittamaan osallistumisesta tai esteestä.
  • Varmista aluksi, että kaikki tuntevat toisensa (tai mahdollinen esittelykierros).
  • Kerro mitä kokouksella tavoitellaan. Varmista kokouksen aikana, että kaikki ovat saaneet tasapuolisesti mielipiteensä esille.
  • Varmista kokouksen lopuksi, että kaikki tietävät miten jatketaan ja mitä heidän vastuullaan on (nämä voi esimerkiksi kerrata aivan viimeisenä).
  • Pidä huolta, että sovitussa aikataulussa pysytään. Jos näyttää siltä, että kokous venyy yli sovitun, keskustele asiasta muiden kanssa ja sovi miten toimitte (jatkatte yli ajan vai siirrätte jotakin asioita myöhempään kokoukseen tai sovittavaksi muulla tavoin).
Esimerkki 3

Kokouskutsu

Kokouskutsu voi olla erillinen dokumentti tai, kuten tässä esimerkissä, liitetty suoraan viestiin. Nykyisin monet materiaalit jaetaan usein erilaisten pilvessä sijaitsevien kansioiden kautta.

Otsikko: Kokous työelämätaidot 13.2. klo 11-13

Liitteenä: Pöytäkirja 5/2019

”Hei,

Kokous 1/2020 alkuvuoden tuloksista lähestyy.

Kokous pidetään torstaina 13.2. klo 11-13. Pyytäisin jokaista ilmoittamaan, pääsetkö paikalle vai osallistutko etäyhteyden kautta. Kokouspaikkana on Metsäyrityksen kokoushuone. Osoite on Koivutie 1, Jyväskylä.

Tässä linkki etäyhteyden kautta osallistuville: Liity kokoukseen.

Asialistalla käsiteltävät asiat:

  1. Edellisen kokouspöytäkirjan hyväksyminen
  2. Tuloksien esittäminen
  3. Projektin jatko
  4. Muut asiat
  5. Seuraavan kokousajankohdan päättäminen

Lähetä viestiä tai soita, jos sinulla on jotain kysyttävää tai tarkennettavaa niin kokouksesta kuin asialistastakin.

Tervetuloa kokoukseen!

Ystävällisin terveisin

Heidi Hämäläinen
heidi.hamalainen@metsayritys.fi
030 333 0033

Edellinen - Viestintä
Seuraava - Neuvottelu

Työelämätaidot

  • Vuorovaikutus
  • Esiintyminen
  • Viestintä
  • Kokoukset
  • Neuvottelu
  • Itseohjautuvuus
  • Projektinhallinta
  • Motivaatio ja hyvinvointi
  • Ajanhallinta
  • Johtaminen

Kohti työelämää

Toimittanut
Mia Viitanen
Laura Kammonen

Julkaistu
4.9.2020

Hanketta on rahoittanut Metsämiesten Säätiö. Lahjoitukset ja säätiöfuusiot ovat tärkeä osa Säätiön yleishyödyllisen toiminnan vaikuttavuutta. Lisätietoa www.mmsaatio.fi

Puuhuolto.fi

Muut puuhuolto-oppaat löydät pääsivulta:
puuhuolto.fi

Yhteystiedot

Puuhuolto-oppaisiin liittyen ota yhteyttä:

Heikki Pajuoja
Metsäteho Oy
040 528 4359
etunimi.sukunimi@metsateho.fi

Copyright© 2022 METSÄTEHO OY