Jo opiskelija kehittää projektinhallintataitoja erilaisten ryhmä- ja paritöiden kautta. On hyvin mahdollista, että tulet myöhemminkin työskentelemään osana hankkeita tai projekteja, joten on hyvä olla yleiskuva projektien hallinnasta. Projektit voivat olla hyvin erilaisia: yrityksen sisäisiä kehittämishankkeita, usean organisaation yhteistyötehtäviä tai esimerkiksi tilaustyö ulkopuoliselta toimijalta.
Projektin hallitseminen:
- Tavoite ja tehtävä selviksi. Mikä on projektin luonne ja koko?
- Valitaan tiimi. Ketkä ovat parhaat henkilöt auttamaan tämän projektin kanssa? Kuka johtaa projektia?
- Tehdään suunnitelma. Suunnitelmassa tuodaan esille mm. tarvittavat resurssit, kustannusarvio, aikataulu, riskiarvio ja työnjako. Suunnitelmaan merkitään myös projektin eri vaiheet ja niiden riippuvuus toisistaan, jolloin hahmottuvat myös projektin kriittiset pisteet.
- Rahoitus. Tuleeko rahoitus itse vai haetaanko sitä? Jos rahoitus haetaan, pitää selvittää, miltä tahoilta rahoitusta voidaan hakea ja mitä suunnitelmassa pitää tuoda esille, jotta rahoituksen saaminen olisi mahdollista.
- Suunnittele viestintä. Miten viestit tiimissä sisäisesti, miten kerrot muille organisaation jäsenille projektin etenemisestä ja miten jaat tietoa organisaation ulkopuolelle? Miten projektin tulokset jalkautetaan?
- Seuraa. Projektin aikana seurataan, miten eri suunnitelmat, kustannuslaskelmat ja esimerkiksi resurssien käyttö toteutuvat.
- Järjestelmät avuksi. Käytä apunasi käytössä olevia projektinhallintajärjestelmiä.
Ensimmäinen projekti voi tuntua suurelta ja ajankäyttö haastavalta. Projektin voi kuitenkin jakaa pienempiin osa-alueisiin työn helpottamiseksi. Ja kuten kaikessa, kokemus tuo varmuutta.
Vinkit projektien hallintaan:
- Ole realistinen ja rehellinen osaamisen, resurssien ja aikataulujen suhteen.
- Jätä varaa yllätyksille – yleensä aina sattuu jotain ennakoimatonta.
- Pidä yllä hyvää ilmapiiriä, keskustele projektista avoimesti tiimiläistesi kanssa ja pyydä apua tarvittaessa.
- Huolehdi, että sinuun saadaan yhteyttä projektin eri vaiheissa – muut voivat tarvita sinulta tärkeitä tietoja hankkeen edistämiseen.
- Viesti selkeästi ja sovitulla tavalla.
- Kannusta ja kiitä työryhmän muita jäseniä, ja ylläpidä myös omaa motivaatiotasi.
- Kritiikki annetaan rakentavasti, ongelmanratkaisukeskeisesti ja keskustellen. Usein on parempi käydä tällainen keskustelu kahden kesken.
- Seuraa edistymistä. Projektin vetäjä seuraa ja pitää huolta, että pysytään tavoitteissa ja aikatauluissa ja tarvittaessa
- Kehitä tunneälyäsi, ja opi muiden ihmisten käyttäytymisestä uusia hyviä toimintatapoja. Hyödyntäkää ryhmänä eri ihmisten vahvuuksia.
- Projektissa voi myös epäonnistua. Opi epäonnistumisestasi ja toimi paremmin seuraavalla kerralla tai korjaa virheesi jo kyseisen projektin aikana. Jos huomaat ongelman, älä odota vaan selvitä se mahdollisimman pian yhdessä muiden kanssa. Viivyttely yleensä vain pahentaa tilannetta.
Tutustu alla oleviin artikkeleihin metsahyvinvointi.fi-sivustolla: