Tehdasmittauserien käsittely
Hankintakaupoissa mittauseräkohtaiset toimenpiteet alkavat myyjän ilmoitettua ostajalle, milloin erä on valmiina kuljetukseen. Ilmoitus tehdään tarvittaessa kirjallisesti ja siinä on oltava myyjän nimi, sopimusnumero ja -päivämäärä sekä kuitupuupinojen ja tukkikasojen tunnistetiedot. Myyjä merkitsee erilliset varastomuodostelmat tarvittavilla tunnistetiedoilla. Pystykaupassa ennen hakkuun alkamista myyjälle tai hänen edustajalleen ilmoitetaan hakkuun alkamisajankohta.
Kuljetusmääräys
Valmiista puutavaraeristä tehdään kuljetusmääräykset, jotka lähetetään suoraan puutavara-autojen tietokoneille. Autoilija huolehtii siitä, että mittauserät pysyvät kuljetuksen aikana erillään ja ovat tehtaalla erillään mitattavissa. Autoilija tekee myös kuormastaan nippukaavion esim. kuormainvaakamittauksen perusteella, johon merkitään kuormattujen erien sijainti kuormassa ja niiden tunnistetiedot ja kuormainvaakamittauksella mitatut kilot. Useimmiten nippukaavio lähetään sähköisesti mitta-asemalle, jolloin tiedot kuormasta ovat jo valmiina auton saapuessa tehtaalle.
Mittauserien rekisteröinti
Auton saapuessa tehtaalle auto tunnistetaan automaattisesti rekisterinumeron perusteella ja mittauserät rekisteröidään vastaanottojärjestelmään. Mittaaja suorittaa eräkohtaisen määrän ja laadun mittauksen sekä ohjaa kuorman purkamista eli antaa purkuluvan. Puutavara pyritään mittaamaan tehtaalla välittömästi. Jos tämä ei ole mahdollista, mittauserät puretaan erilleen varastokentälle odottamaan mittausta ja merkitään selvästi. Otanta– ja kontrollimittaukseen arvotut erät merkitään ja ohjataan mittaukseen tai puretaan erilleen tehdasvarastoon selvästi merkiten otantamittausta odottamaan. Tieto otantaerästä välittyy yleensä suoraan purkukoneen kuljettajalle.
Vastaanottotodistus
Jokaisesta mittaustapahtumasta saadaan mittauksen päätyttyä vastaanottotodistus, joka toimii tehtaalla luovutuksen ja vastaanoton asiakirjana. Kun kaikki mittauserään kuuluvat puut on kuljetettu ja mitattu, mittauksesta laaditaan mittauksen osapuolille tarvittavat asiapaperit. Käytännössä tehtaalla suoritettavassa mittauksessa mittaustiedot rekisteröidään aina puutavaran vastaanottojärjestelmään ja välitetään sähköisesti eteenpäin puunhankintaorganisaation tietojärjestelmiin.
Tämän jälkeen mittausta koskevat raportit ja asiakirjat ovat osapuolten saatavissa ja käytettävissä. Kullekin mittausosapuolelle tulostetaan heidän tarvitsemansa asiakirjat, kuten mittaustodistukset. Mittaustodistuksesta käy ilmi puunmyyjän tai hakkuupalstan mukaisen mittauserän kaikki mittaustuloksen kannalta tarvittavat tiedot. Lisäki mittauksen osapuolilla on oikeus tutustua mittausmenettelyyn, mutta siitä on sovittava erikseen.